Типичные ошибки в деловой корреспонденции

К сожалению, составители деловых писем зачастую допускают массу ошибок. Последние можно подразделить на следующие виды: грамматические, структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические.

Грамматические ошибки

В деловых бумагах и документах следует избегать типичных грамматических ошибок.

• Неправильное употребление падежей.
  
  Наиболее частым является неправильное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного. Например, нельзя писать согласно, благодаря, вопреки (чего?). Следует писать - согласно, благодаря, вопреки (чему?) соответствующему положению. Следует также помнить: руководитель, начальник (чего?) отдела, кафедры, центра; заведующий (чем?) отделом, кафедрой; руководство (чем?) бизнесом, производством;



• Ошибки при склонении фамилии.
  
  Следует помнить:
  
  а) не склоняются фамилии славянского происхождения на -а, -о: часто в звуковом составе они совпадают с неодушевленными предметами, например: Крыса, Сало, Шило и т. п.;
  
  б) не склоняются фамилии на -аго, -яго, -ых, -их, -ово, -ко(-енко), например: Дубяго, Седых, Долгих, Дурново, Франко, Шевченко;
  в) как правило, склоняются нерусские фамилии на безударные -а, -я, например: творчество Пабло Неруды, песни Булата Окуджавы, фильмы Акиры Куросавы;
  
  г) склоняются русские и иноязычные фамилии на согласный звук, если относятся к мужчинам, но не склоняются, если относятся к женщинам или к супружеской паре, например: заявление Анатолия Федорчука; письмо Ольги Федорчук; просьба супругов Федорчук.



• Ошибки при употреблении количественных имен числительных.
  
  Например: "Депутат встретился с шестьюстами семьдесят (семидесятью) шестью рабочими предприятия". Несклонение или неполное склонение сложных и составных числительных является нарушением общелитературной норм.



• Неправильное использование предлогов.
  
  В деловой речи получили большое распространение словосочетания с предлогом о (вопрос о доверии; решение о кадрах и т. п.). Однако наблюдаются случаи злоупотребления предлогом о. Например: "Директор завода отметил о важности поставленной проблемы" (отметил важность).



• Изменение грамматической формы слов, входящих во фразеологический оборот.
  Например: "Главный инженер явно покривил в душе" (покривил душой).

Структурные ошибки

Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное положение его частей.

Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям и сложным системам мотивировок.

Синтаксические ошибки

Самая распространенная ошибка в деловых бумагах - нарушение специфики употребления деепричастных оборотов.

Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием:

а) деепричастным оборотом следует начинать фразу в документах, например: Учитывая...; Считая...; Принимая во внимание...; Руководствуясь... и т. п.;

б) составители деловых бумаг допускают ошибки, не учитывая, что оба действия в предложении с деепричастным оборотом должны осуществляться одним и тем же лицом, и соответственно это лицо и его основное действие должны в предложении отражаться в позициях подлежащего и сказуемого.

Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов. Например: "Проработав всего два месяца, у него возникли осложнения с начальником цеха". Правильный вариант: "Проработав всего три недели, она испортила отношения с главным бухгалтером".

Часто встречаются ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении.

Например: "Для определения фонда оплаты в конце года уточняются расценки на продукцию". В письменной речи информационная роль порядка слов возрастает к концу предложения, потому в заданной фразе непонятно — расценки уточняются в конце года или расценки уточняются для определения фонда оплаты. По-видимому, это предложение должно быть составлено так: "Для определения фонда оплаты расценки за продукцию уточняются в конце года".

Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Хотя специфика делового письма требует пристального внимания к деталям изложения, однако не всегда и не все детали уместны в тексте. Поэтому неоправданно усложненные синтаксические построения должны упрощаться. Это можно сделать и путем прямого сокращения текста, и путем его переработки: например, разбивкой сложного текста на отдельные, простые по составу и построению фразы.

Морфологические ошибки

Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных.

Следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные имена прилагательных в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.

Лексические ошибки

В деловых бумагах часто встречаются различные лексические ошибки.

• Неправильное использование слов-терминов. Например: "Частично доставленные заготовки зубчатых колес не имеют маркировки и свидетелей. Прошу принять меры к обеспечению". Под словом "свидетели" адресат понимал макеты деталей, прилагаемых к партии. Этот термин используется узким кругом специалистов. Текст не был понят получателем документа.



• Неуместное или неоправданное использование иностранных слов.
  
  Заимствование иностранных слов – закономерный путь обогащения всякого языка. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающее данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления. Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов. Например: "Срок выполнения задания может быть пролонгирован (продлен)". Нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено требованием необходимости, уместности и точности словоупотребления.



• Употребление архаизмов.
  
  К числу слов и оборотов, исторически свойственных деловой письменной речи, но в настоящее время ощущаемых как архаичные, следует отнести: при сем (при этом); на предмет (для); каковой (который); отношение (письмо); уведомлять (сообщать); в настоящем... (в этом...); вышепоименованный (указанный выше) и т. п.



• Тавтология или смысловые повторы, возникающие в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова.
  
  Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе внимание. Например: "150 рублей денежных средств..." или "Следует учитывать следующие факторы..." и т. п.



• Неразличение паронимов.
  
  Например: "Командировочный прибыл в указанное время". Командировочный образовано от слова командировка и обозначает предметы и обстоятельства, связанные с этим понятием (командировочное удостоверение, получить командировочные). Командированный — человек, направленный в командировку (командированный специалист).



• Ошибки в употреблении слов-синонимов.
  
  Ошибки в употреблении слов-синонимов нередко происходят от того, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из своих значений. Например: "Высылаем ответ на ваше требование от 12.05.2006". В данном случае в официально-деловом стиле преимущественно употребляется синонимичное слово запрос, а не требование.
  



• Ошибки при применении фразеологизмов в деловой речи.
  
  Нормы употребления фразеологизмов подчиняются исторически сложившимся правилам, закрепленным традицией, и являются обязательными для всех. Часто встречается искажение состава фразеологизмов в результате лексических подмен. Например: "Предложения финансового отдела оказались ниже любой критики (всякой критики)".

Стилистические помехи

Специалисты советуют: “Не излагайте в письме того, что вы не сказали бы устно”. Однако в нашей современной официальной переписке сплошь и рядом встречаются примеры искусственного удлинения речи. В языке деловой корреспонденции недопустимы слишком длинные обороты.

Кроме того, часто встречается стилистическая несовместимость фразеологизма с деловым стилем речи. Если в художественной литературе и публицистике на первый план выдвигается образность, эмоциональность и оценочность фразеологических оборотов, то в официально-деловом стиле используются устойчивые выражения книжного характера или стилистически нейтральные фразеологизмы, лишенные экспрессивности (оставлять желать лучшего, находиться на уровне, называть вещи своими именами и т. п.). Не соответствует деловой речи такая, например, фраза: "Меньший налог — вот стимул приватизации, и не надо никого через колено ломать".

Технические помехи

К техническим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности текста (надрывы, склеивания с конвертом и т.д.). Основная причина возникновения технических помех – небрежность при составлении делового письма. Будьте аккуратны и внимательны, тогда ваши деловые письма будут выполнены на должном уровне.

<<Пред. разделОглавлениеСлед. раздел>>