В отдельных случаях при телефонном общении используются телефонограммы. Телефонограмма, как правило, содержит информацию, по объему не превышающую 50 слов. Если разговор по телефону — это диалог, не ограниченный по времени, то телефонограмма — это письменная фиксация монолога, регламентированная по времени.
Обязательные реквизиты телефонограмм: наименование учреждения (фирмы) адресанта и адресата, реквизиты «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц, номера, даты и времени передачи и приема телефонограммы, фамилии передавшего и принявшего телефонограмму, номеров телефона, текст и подпись.
Телефонограмма должна иметь заголовок, который составляется как для служебного письма, т. е. должен начинаться с существительного в предложном падеже с предлогом «о» или «об», например:
«Об изменении времени заседания редколлегии», «О прибытии участников семинара».
Телефонограммы пишутся телеграфным стилем, т.е. кратко, ясно, точно, однозначно, простыми предложениями.
Допускается двухсоставная композиция телефонограммы: в первой части констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй — предпринимаемые действия. Как правило, текст излагается от первого лица, например:
«Напоминаем...», «Сообщаем...», «Попрошу выслать...».
Чтобы упорядочить фиксацию передаваемых и принимаемых телефонограмм и устранить возможную неполноту и неточность их передачи и записи из-за небрежности исполнителей, рекомендуется иметь под рукой чистые бланки примерно такой формы:
Адресант Наименование
ТЕЛЕФОНОГРАММА
Адресат Наименование
№ ... дата... Время передачи ... час... мин. Передал(а)
Заголовок телефонограммы
№... дата...
Время приёма
...час... мин.
Принял(а)
(Подпись)
<<Пред. разделОглавлениеСлед. раздел>>
