Типичные ошибки в деловой корреспонденции

К сожалению, составители деловых писем зачастую допускают массу ошибок. Последние можно подразделить на следующие виды: грамматические, структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические.

Грамматические ошибки

В деловых бумагах и документах следует избегать типичных грамматических ошибок.

• Неправильное употребление падежей.
  
  Наиболее частым является неправильное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного. Например, нельзя писать согласно, благодаря, вопреки (чего?). Следует писать - согласно, благодаря, вопреки (чему?) соответствующему положению. Следует также помнить: руководитель, начальник (чего?) отдела, кафедры, центра; заведующий (чем?) отделом, кафедрой; руководство (чем?) бизнесом, производством;



• Ошибки при склонении фамилии.
  
  Следует помнить:
  
  а) не склоняются фамилии славянского происхождения на -а, -о: часто в звуковом составе они совпадают с неодушевленными предметами, например: Крыса, Сало, Шило и т. п.;
  
  б) не склоняются фамилии на -аго, -яго, -ых, -их, -ово, -ко(-енко), например: Дубяго, Седых, Долгих, Дурново, Франко, Шевченко;
  в) как правило, склоняются нерусские фамилии на безударные -а, -я, например: творчество Пабло Неруды, песни Булата Окуджавы, фильмы Акиры Куросавы;
  
  г) склоняются русские и иноязычные фамилии на согласный звук, если относятся к мужчинам, но не склоняются, если относятся к женщинам или к супружеской паре, например: заявление Анатолия Федорчука; письмо Ольги Федорчук; просьба супругов Федорчук.



• Ошибки при употреблении количественных имен числительных.
  
  Например: "Депутат встретился с шестьюстами семьдесят (семидесятью) шестью рабочими предприятия". Несклонение или неполное склонение сложных и составных числительных является нарушением общелитературной норм.



• Неправильное использование предлогов.
  
  В деловой речи получили большое распространение словосочетания с предлогом о (вопрос о доверии; решение о кадрах и т. п.). Однако наблюдаются случаи злоупотребления предлогом о. Например: "Директор завода отметил о важности поставленной проблемы" (отметил важность).



• Изменение грамматической формы слов, входящих во фразеологический оборот.
  Например: "Главный инженер явно покривил в душе" (покривил душой).

Структурные ошибки

Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное положение его частей.

Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям и сложным системам мотивировок.

Синтаксические ошибки

Самая распространенная ошибка в деловых бумагах - нарушение специфики употребления деепричастных оборотов.

Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием:

а) деепричастным оборотом следует начинать фразу в документах, например: Учитывая...; Считая...; Принимая во внимание...; Руководствуясь... и т. п.;

б) составители деловых бумаг допускают ошибки, не учитывая, что оба действия в предложении с деепричастным оборотом должны осуществляться одним и тем же лицом, и соответственно это лицо и его основное действие должны в предложении отражаться в позициях подлежащего и сказуемого.

Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов. Например: "Проработав всего два месяца, у него возникли осложнения с начальником цеха". Правильный вариант: "Проработав всего три недели, она испортила отношения с главным бухгалтером".

Часто встречаются ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении.

Например: "Для определения фонда оплаты в конце года уточняются расценки на продукцию". В письменной речи информационная роль порядка слов возрастает к концу предложения, потому в заданной фразе непонятно — расценки уточняются в конце года или расценки уточняются для определения фонда оплаты. По-видимому, это предложение должно быть составлено так: "Для определения фонда оплаты расценки за продукцию уточняются в конце года".

Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Хотя специфика делового письма требует пристального внимания к деталям изложения, однако не всегда и не все детали уместны в тексте. Поэтому неоправданно усложненные синтаксические построения должны упрощаться. Это можно сделать и путем прямого сокращения текста, и путем его переработки: например, разбивкой сложного текста на отдельные, простые по составу и построению фразы.

Морфологические ошибки

Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных.

Следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные имена прилагательных в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.

Лексические ошибки

В деловых бумагах часто встречаются различные лексические ошибки.

• Неправильное использование слов-терминов. Например: "Частично доставленные заготовки зубчатых колес не имеют ма