Особенности русского языка в деловой переписке

Деловое письмо является пограничным явлением между юридическим документом и частной перепиской.

Правовая сущность официально-деловой переписки, где корреспонденты выступают как субъекты правоотношений, предопределяет характер содержания писем, их стиль и язык, то есть способы языкового выражения напрямую соотносятся с внеязыковой действительностью. Именно право отражает и фиксирует общественную жизнь в виде устойчивых формул и аргументаций, что налагает свой отпечаток на структурные особенности всего официально-делового стиля в целом. Унификация затрагивает все элементы служебного документа: стиль изложения, композицию, синтаксис, лексику и грамматику.

Для некоторых правовых, административно-организационных документов характерны императивность в широком смысле этого значения и предписующе-долженствующее значение. Императивность выражается различными средствами и способами, для чего широко используется неопределенная форма глагола и инфинитивные конструкции. Это не случайно, поскольку с помощью инфинитива удобно выражать прямую или непрямую императивность, реализовывать свойственные официально-деловой речи коммуникативные задания и ее основную специфичную стилевую черту (предписующий характер речи). При этом весьма часто образуется цепь взаимосвязанных инфинитивов, иногда до 20 членов.
Таковы обычные формулы и синтаксические схемы приказов и постановлений, однако это явление свойственно и другим деловым жанрам.

Для выражения императивности и регламентированности инфинитив в деловых текстах используется со словами «приказываю», «постановляю», «нужно», «необходимо», «следует» (в значении «нужно»), «должен», «обязан», «обязуется», «может», «имеет право» и т. п.

Предписующе-долженствующий характер официально-деловой речи находит проявление и в функционировании других форм и категорий глагола. Так, формы настоящего времени выступают в значении, которое называют настоящим предписания (или долженствования).

Например:

В этих случаях первоначальный застройщик и приобретатели долей несут (т. е. обязаны нести) по всем обязательствам... солидарную ответственность («Гражданский кодекс РФ»);

Наниматель отвечает за вред, причиненный нанятому имуществу его домашними (там же);

Переселение нанимателя... на другую жилую площадь... производится жилищно- эксплуатационной организацией (там же).

Формы будущего времени приобретают в контексте различные модальные оттенки (долженствования, предписания, возможности, близкой к необходимости).

Другое значение будущего, типичное для деловых текстов, - будущее условное (ирреальное), употребляющееся обычно в сложноподчиненных предложениях с придаточным условным.

Например:

Страховая сумма выплачивается, если в течение года... наступит постоянная утрата трудоспособности («Правила страхования»).

Вполне согласуется с задачами коммуникации и общей стилевой чертой деловой речи функционирование форм прошедшего времени. Одно из типичных его значений - прошедшее подчеркнутой констатации, ярко выраженной фиксации сообщаемого в письменной форме (установления, договора и т. д.).

Например:

Мы, нижеподписавшаяся комиссия... осмотрели, обмерили на выборку, сличили чертежи и приняли одноквартирный щитовой дом (текст акта).

Кроме того, употребительно прошедшее условное (или ирреальное) в характерных для деловой речи условных предложениях.

Глаголы несовершенного вида как более отвлеченные по значению, чем глаголы вида совершенного, преобладают в жанрах деловой речи общего характера (Конституция, кодексы, уставы и др.).

Формы же совершенного вида употребительны в текстах более конкретного содержания (приказы, распоряжения, протоколы собраний, постановления, акты, договоры). Они используются в сочетании с модальными словами в значении долженствования и выражают категорическое приказание, разрешение («должен сообщить», «вправе предписать», «обязан передать», «обязую обеспечить»), а также констатацию («Комитет рассмотрел», «принял меры», «внес предложение»; «внедрили», «организовали», «ускорили» и т. д.).

Предписующе-долженствующий характер деловой речи проявляется в высокочастотном использовании кратких прилагательных модального характера (со значением долженствования), которые в других функциональных стилях менее употребительны. Таковы слова «должен», «обязан», «обязателен», «подотчетен», «необходим», «подсуден», «ответствен» и некоторые другие.

Например:

Колхоз обязан ... выплатить долю ... с рассрочкой (Из закона РФ «О крестьянском (фермерском) хозяйстве»);

Нотариальное удостоверение сделок обязательно в случаях... («Гражданский кодекс РФ»);

Пенсионер обязан известить орган, выплачивающий ему пенсию, о ... (Из закона РФ «О пенсиях»);

Органы дознания обязаны в пределах своей компетенции возбудить уголовное дело (Уголовно- процессуальный кодекс РФ);

Банк или его отделение обязаны открыть расчетный счет (Из закона РФ «О предприятиях и предпринимательской деятельности»).

Для усиления категоричности приказа (или установления) дополнительно используются в качестве усилителей и другие лексические средства, обычно наречные слова, например: «Необходимо решительно устранять недостатки».

Неличный в основном характер деловой речи обнаруживает себя, кроме отсутствия в ней форм глагола 1-го и 2-го лица и соответствующих личных местоимений, еще и в том, что формы 3-го лица глагола и личные местоимения часто используются в неопределенно-личном значении. Отчасти с этой же чертой делового общения связана употребительность собирательных существительных: «выборы», «дети», «родители» — или существительных, выражающих совокупное единство: «войско», «оружие». В значении совокупности, а не раздельного множества выступают весьма высокочастотные в деловой сфере слова, называющие лиц по их профессии, социальному положению и т. п.: «граждане», «трудящиеся», «рабочие», «служащие» и др.

Для повышения убедительности деловых писем обычно используются стандартные синтаксические конструкции.

Строгий объективный порядок слов в предложении, который предполагает соблюдение правил, определяющих последовательность слов, входящих в состав предложения, объясняется стремлением представить обстоятельства дела во всех их логических взаимоотношениях. Так, подлежащее, как правило, предшествует сказуемому и стоит ближе к началу предложения, например: «Дирекция ОАО отмечает», «Бухгалтерия просит», «Коммерческий отдел направляет».

Цель подается в виде речевой формулы, ключевым словом которой является глагол-действие: «напоминаем», «сообщаем», «приглашаем» и др.

Согласуемый компонент предшествует главному, например: «базовое предприятие», «коммерческий отдел», «общественное мероприятие».

Дополнения следуют за главным словом, например: «принять меры», «оплатить расходы», «оказать содействие», «обеспечить выполнение» и т.д.

Условные предложения могут не содержать слова «если». Кроме того, используется утверждение через отрицание в тексте документов, в которых адресат санкционирует административные действия. Инициатива этих действий исходит не от адресата, например: «Учредители не возражают», «Руководство не отклоняет», «Ученый совет не отвергает» и т. п.

Для отражения логической последовательности взаимосвязанных фактов официально-деловых отношений используется большое количество сложных предложений. Простое предложение не может отразить иерархическую последовательность взаимосвязанных фактов, подлежащих официально-деловой интерпретации. Требование последовательности и аргументированности неизбежно ведет к укрупнению высказываний: вместо цели простых предложений появляется одно сложное. Длина и сложность предложения зачастую возрастают за счет употребления в одном предложении нескольких разнородных членов. Здесь же происходит типичное для синтаксических построений деловой речи последовательное подчинение однотипных падежных форм (обычно родительного падежа). Такая тенденция делает предложение весьма емким по содержанию и компактным по форме.

Требование объективности и логической оценки фактов приводят к преимущественному употреблению повествовательных предложений.

Вопросительные и восклицательные предложения практически не встречаются.

Фактор адресата влияет на выбор этикетных фраз. В случае если адресат не очень хорошо известен, для обращения используется формула: «Уважаемый г-н Диванов». Иначе, обращение должно содержать имя и отчество адресата: «Уважаемый Александр Николаевич».

На основе имеющейся практики можно утверждать, что каждый документ представляет собой один или несколько стандартных вариантов, поскольку язык служебных документов — это, как правило, набор клише, штампов, стандартов.

Применение типовых текстов сокращает время на составление, например, писем в 3,5 раза. Отечественный и зарубежный опыт показывает, что в большинстве случаев может быть трафаретизирована и типизирована почти половина всех документов, составляемых в учреждениях и организациях.

Разработанные и утвержденные в организации тексты-аналоги (тексты примерно идентичного содержания и языкового оформления) значительно сокращают трудовые и временные затраты на составление деловых бумаг. Примером текстов-аналогов может служить решения совета директоров, собрания акционеров или соучредителей и т.д.

Целесообразно использовать так называемые типовые тексты — образцовые или стереотипные, на основе которых или с использованием которых может быть построен текст нового документа.

Например, состав информации в приказе о поощрении обычно следующий:
• оценка работы, выполняемой поощряемым;
• факт и мера поощрения.

Оценка выполненной работы может и не констатироваться, если ее результаты известны. Не случайно многие указы Президента РФ о награждении за выдающиеся заслуги начинаются с общей формулировки заслуг юбиляров и одноаспектны.

Пример приказа:

О поощрении
За исключительную добросовестность и инициативу, проявленную при разработке информационно-поисковой программы во время создания сайта организации, объявить благодарность и выдать премию в размере месячного оклада заместителю руководителя информационного центра Никонову М.В.

Тексты документов могут содержать одну часть: приказы — распорядительную без констатирующей части, письма — просьбы без пояснения. Допускается выделять в них разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы цифрами (см. подробнее разделы модуля «Некоторые жанры деловой переписки» и «Офисная документация»).

Важнейшей особенностью деловой переписки является высокая частотность отдельных языковых форм на определенных участках текста. Воспроизводимость некоторых языковых единиц оказывается здесь значительно более высокой, чем в других разновидностях текстов, что является следствием сознательной установки на стандартизацию языка при отображении типовых ситуаций делового общения.

Обычные слова при использовании их в документных текстах приобретают специфическую окраску, например: письмо - направляется (не посылается), оплата - производится, контроль - возлагается, задолженность - погашается, сделка - заключается, счет - выставляется, кредит - выделяется, скидка - предоставляется, рекламация - предъявляется и т.д.

Встречающиеся и языке деловой переписки обороты просты и лаконичны: «просим выслать / ответить»; «с целью выяснения / определения»; «подтверждаем, что акт составлен»; «в соответствии с положением / договором»; «предоставить право», «возложить на…» и т.д.

Легко заметить, что в основном это общелитературная лексика, но строго отобранная. Шаблоны же, широко употребляемые в деловой речи, достаточно просты по составу.

Близость к общелитературному нормированному языку, стандартизированность, стилистическая однородность определяет и отсутствие диалектизмов, жаргонных и просторечных слов.

Клише языка деловой переписки можно разбить на несколько смысловых типов.

• Языковые формулы, соответствующие аспекту содержания письма. Так, например, если аспектом содержания письма является выражение гарантии (гарантийное письмо), то для этого потребуется определенная языковая формула (под языковой формулой нами понимается устойчивый оборот, словосочетание, выражающее вид, характер той или иной управленческой, производственной и прочих функций). В данном случае это будет выражение: «Оплату (а) гарантируем (тся)».

• Конструкции, мотивирующие действия. Например: «в связи с возможностью / необходимостью / началом», «в соответствии с решением / договором», «в целях улучшения / ограничения» и т.д.

• Такая стилевая черта деловой речи, как точность, не допускающая истолкования, проявляется, прежде всего, в употреблении специальной терминологии, в однозначности и безобразности нетерминологической лексики.
Для каждой сферы деятельности характерна своя терминология, своя лексика и фразеология. Поэтому, говоря о терминологической лексике в деловой переписке, представляется целесообразным выделять две группы терминологической лексики:

- специальная терминология, характеризующая сферу деятельности (производство, торговля, бухгалтерские вопросы и т.д.), например; «финансовый год», «платежное поручение», «индоссант», «аккредитив», «акт приема-передачи», «взаимозачет платежей», «акцепт» (бухгалтерская терминология) или «франко-склад», «отгрузочные реквизиты», «таможенные пошлины», «фрахт» и т.д. (торговая терминология);

- терминологическая лексика, относящаяся к официально-деловому стилю (постановление, решение, рекомендация).

Недопустимы искажение термина или замена его синонимом. Стремление к точности ограничивает возможности синонимических замен, так как последние вызывают обычно изменение оттенков смысла. Поэтому типичная особенность деловой речи — широкая повторяемость одних и тех же слов, преимущественно терминов. Кроме того, проявлению точности способствуют разного рода уточнения и оговорки, ведущие к широкому употреблению обособленных оборотов, в том числе причастных и деепричастных, а также использование условных предложений, преобладание союзных связей над бессоюзием. В целом все это приводит к значительному увеличению размеров предложения (в том числе и простого).

Термины должны иметь только одно толкование или только одно определение: каждому понятию должен соответствовать только один термин.

Если термин может оказаться непонятным адресату, а употребление его в данном тексте необходимо, требуется дать его объяснение.

Во многих отраслях скомплектованы банки стандартизированных терминов, которые и должны служить терминологическими источниками при составлении служебных документов;

• При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. Это устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с окраской официально-делового стиля: «единовременное пособие», «вышестоящие органы», «установленный порядок», «предварительное рассмотрение» и т. п. Юридические штампы и клише следует использовать по мере необходимости исходя из содержания юридического документа. Приобретая устойчивый характер, подобные конструкции сближаются с фразеологизмами. Фразеология языка — это совокупность устойчивых, целостных по составу и значению сочетаний слов и выражений. В деловой корреспонденции роль фразеологизмов выполняют стандартные синтаксические конструкции (ССК).

Выбор ССК для каждого типа писем:

Письмо-запрос: «Мы будем признательны, если Вы направите в наш адрес…»

Ответ на запрос: «Благодарим Вас за запрос от…»

Письмо-просьба: «Обращаемся к Вам с просьбой…»

Письмо-напоминание: «Сообщаем Вам, что …»

Письмо-рекламация: «Мы официально заявляем Вам рекламацию…»

Ответ на рекламацию: «Подтверждаем получение Вашего письма от ..сообщаем, что…»

Сопроводительное письмо: «Согласно Вашей просьбе высылаем Вам…»

Письмо-извещение: «В ответ на Ваше письмо от …сообщаем Вам…»

Письмо-приглашение: «Разрешите пригласить Вас на…»

Письмо – благодарность: «Мы получили Ваше приглашение на….., за которое Вам признательны».

• Канцеляризмы, свойственные административно-канцелярскому подстилю вообще. Например: «ходатайствовать», «надлежащий», «непринятие» (мер), «должный», «вышеуказанный», «нижеподписавшийся», «препровождается», «настоящий» (этот) и другие, малоупотребительные вне рамок данного подстиля.

Необходимо принимать во внимание и тот факт, что глаголы, прилагательные и их фразеологические синонимы, с одной стороны, и имена существительные, с другой, используются в деловой переписке с различными целями. Если выбор того или иного глагола или прилагательного определяется требованием точности предметного содержания, то имена существительные выбираются преимущественно на основе их значения.

Стремление к объективности изложения обнаруживается в широком распространении в текстах деловой переписки страдательных конструкций типа «представляется возможным», в которых на первый план выдвигается совершение действия, а реальный производитель этого действия не обозначается грамматической формой подлежащего и, таким образом, как бы отодвигается на второй план, например: «оплата гарантируется»; «предложение одобрено»; «документация возвращена» и т. п.).

Действительный залог употребляется, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности.

Например:

Завод "Электросталь" срывает поставку сырья;
Руководитель ООО «Солнышко» не обеспечил соблюдение норм техники безопасности и т. п.

Часто в деловых бумагах встречаются «расщепленные» сказуемые «оказать помощь», «произвести реконструкцию», «провести разработку», «подготовить отчет», в отличие от параллельных им глагольных форм «помочь, реконструировать / разработать» и т. п.

Одним из типичных лингвистических признаков официально-делового стиля является его именной характер. Частота употребления существительных здесь выше, чем в остальных функциональных стилях, в том числе научном (тоже обладающем именным характером). Именной характер деловой речи выражается также в большом количестве отыменных предлогов и союзов: «в соответствии», «в связи», «соответственно», «согласно»; «в силу того что»; «вследствие того что»; «ввиду того что»; «в связи с тем что», «в целях», «в отношении», «в силу», «по линии», «в части» и т. п.

Предлог по с предложным падежом для обозначения временных отрезков: «по достижении восемнадцатилетнего возраста» и т. п.

Официальность же получает выражение, например, в использовании существительных мужского рода для обозначения лиц женского пола по их профессии («эксперт Иванова», «редактор Кравцова», «директор Петрова» и т. п.) и звания («к.э.н. Федорова», «работник милиции Савельева», «профессор Емельянова» и т. п.).

Широко распространено использование имен существительных, названия людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением («квартиросъемщик», «свидетель», «наниматель», «истец», «ответчик» и т. п.), а также отглагольных существительных, в том числе с префиксом «не» («неисполнение», «ненахождение», «невыполнение», «несоблюдение», «непризнание» и т. п.).

Отглагольные существительные и образованные от них устоявшиеся обороты речи (синонимичные глагольному выражению) нередко ведут за собой цепь имен в родительном падеже.

Например:

…деятельностью, не преследующей цели получения прибыли (из закона РФ «О предприятиях и предпринимательской деятельности»);

Размер облагаемого совокупного годового дохода определяется... (там же);

Получен доход трехкратного установленного законом размера минимальной месячной оплаты труда (там же);

Наблюдение требуемой законом простой письменной формы... («Гражданский кодекс РФ»).

Примеры оборотов с отглагольными существительными: «оказание помощи», «установление контроля», «проверка обязательств», «выяснение условий», «отгрузка товаров», «предъявление иска», «укомплектование штатов», «взыскание задолженности», «невыход на работу», «квитанция об отправке» и т. д.

Деловые тексты отличаются особой безэмоциональностью (своего рода «сухостью»). В связи с чем отмечается отсутствие в словах суффиксов субъективной оценки.

При выборе сравнительной степени предпочтительней сложная форма: менее важны, более сложный. При использовании превосходной степени наиболее употребительна форма с приставкой «наи-» («наибольший эффект», «наименьший результат») или сочетание положительной степени с наречием «наиболее» («наиболее важный», «наиболее продуктивный»).

В ведомственной письменной речи имеет место тенденция к утрате местоимения я. Например, вместо «я прошу» пишут «прошу». Вместо «я выполнил» пишут «мною выполнено». Однако нельзя сказать «мною решено». Правильно: «я решил». В целом местоимение «я» употребляется только в докладных и объяснительных записках. Административный речевой этикет предусматривает умение пользоваться местоимением «он». Оно может быть средством и обезличивания, и фамильярности, поэтому требует особой осторожности, даже ограниченности при пользовании им в служебных документах. Вполне очевидно, что в приказе, постановлении, решении, распоряжении, характеристике следует указывать фамилию лица и его инициалы. В характеристике в каждом абзаце повторяются фамилия и инициалы лица, на которое она составляется.

Следует правильно использовать разделительные и соединительные союзы и другие знаки препинания, так как злоупотребление союзами затрудняет использование текста и снижает эффективность правового регулирования.
Применение в текстах нормативно-правовых актов союзов «а», «чтобы», «но» для соединения отдельных частей предложений не только не благозвучно, но и может отрицательно влиять на нормативно-правовую точность.

<<Пред. разделОглавлениеСлед. раздел>>