Язык деловых бумаг отличается точностью, исключающей возможность каких бы то ни было инотолкований и неясностей, а также языковым стандартом, стремлением к выражению мысли единообразным способом и использованием для этого готовых языковых формул-клише.
Служебные документы пишутся в нейтральном доброжелательном тоне, не допускается иронизирование, проявление грубости, использование вычурных оборотов с выражением чрезмерной вежливости и т. п
Общим требованием считается приветливое и предупредительное отношение ко всем коллегам по работе, партнерам, независимо от личных симпатий и антипатий.
Аргументация в служебных документах должнa вытекать из норм административного права, из этики производственных отношений.
Для сокращения времени, затрачиваемого на составление деловых бумаг, используются способы унификации текстов: трафарет, анкета, таблица и сплошной связный текст, а также тексты-аналоги.
Трафарет — текст с пробелами, предназначенными для переменной информации. Примеры трафаретных текстов — бланки справок, командировочных удостоверений и т.п.
Например:
Просим разрешить издать в типографии (что?)
в (каком количестве?)
экз.Приложение: на (скольких)
л.,
в (каком количестве)
экз.Можно рекомендовать несколько способов подготовки служебных документов с использованием трафаретных текстов.
Исполнитель находит в сборнике нужный текст и составляет черновик документа, переписывая дословно постоянную информацию трафарета и одновременно дополняя ее переменной.
Исполнитель находит в папке документов нужный текст и открывает файл бланка заказа в ПК. В случае необходимости, в текст вставляют переменную информацию, приведенную в заказе.
Исполнитель сам заполняет необходимое количество экземпляров бланков-трафаретов (как правило, в подведомственные организации), их подписывают и отправляют адресату.
Сборники трафаретных текстов целесообразно создавать при большом документообороте. Такие сборники разработаны в целом ряде информационных центров страны.
Анкета — это текст, в котором постоянная информация дана в виде перечня вопросов, предусматривающих строго определенный набор ответов.
В виде анкет составляются личные листки по учету кадров, характеристики, приказы, сводки, различные заказы, отчеты и т.д.
Тексты-аналоги — это тексты примерно идентичного содержания и языкового оформления. Примером текстов-аналогов может служить решения совета директоров, собрания акционеров или соучредителей и т.д.
Тексты-аналоги принято называть "типовыми образцами".
Целесообразно использовать так называемые типовые тексты — образцовые или стереотипные, на основе которых или с использованием которых может быть построен текст нового документа.
Применение типовых текстов сокращает время на составление, например, писем в 3,5 раза. Отечественный и зарубежный опыт показывает, что в большинстве случаев может быть трафаретизирована и типизирована почти половина всех документов, составляемых в учреждениях и организациях.
******
От чьего лица составляется служебный документ?
В тех случаях, когда автором письма является лицо юридическое (организация, предприятие, учреждение), письмо пишется от третьего лица:
«дирекция ходатайствует…»; «совет молодых специалистов выдвигает предложение…»; «коллегия решила…».От первого лица излагающей приказы, заявления, служебные письма, докладные и объяснительные записки.
Форма изложения от первого лица в приказе служит отражением принципа единоначалия. Распорядительная часть приказа начинается со слова
«приказываю», после чего формулируются предписываемые действия, всегда выражаемые неопределенной формой глагола, например:
Во исполнение решения коллегии Министерства топливной промышленности от ... о... приказываю:
ввести в действие...
обязать главного инженера предприятия ...
утвердить сетевой график...
Контроль за исполнением приказа возложить на...Письма, выражающие просьбы, требования или претензии, начинаются со слов
«прошу» или
«просим», если документ подписан двумя или несколькими лицами.
Сопроводительные письма начинаются с глагола в 1-м лице единственного или множественного числа:
«сообщаю вам, что...», «напоминаем, что...» и т.д.
<<Пред. разделОглавлениеСлед. раздел>>
