Письмо-просьба (выражает просьбу, требование, приглашение и т.п.)
Просим Вас Вторично просим… Мы надеемся, что Вы сочтете возможным… Прошу… Одновременно прошу… А также прошу… Мы просили бы Вас… Не могли бы Вы… Не откажите нам в любезности… Мы будем (крайне, искренне) благодарны Вам, если… Будем весьма признательны… Мы были бы весьма обязаны Вам, если… Мы были бы весьма обязаны за… Позвольте обратиться с просьбой о… Обращаемся с просьбой о… Мы хотели бы… Желательно было бы… Сообщите нам, пожалуйста… Мы будем рады, если Вы…
Сопроводительное письмо (составляется для сообщения адресату о направлении документов, материальных ценностей, выполняет функцию контроля за прохождением документов и грузов, исполняя функцию ярлыка)
(С удовольствием) направляем, посылаем, высылаем (Вам), препровождаем, выражаем удовлетворение по поводу Вашего письма, Мы рады (направить, послать, выслать, препроводить) Направляем, посылаем, высылаем (Вам), препровождаем, возвращаем В приложении… При этом… В связи с этим… (Мы) прилагаем в письму… Согласно прилагаемому списку В ответ на Ваше письмо от (дата) (на Ваш запрос, просьбу) Ссылаясь на Ваше письмо от… Согласно Вашей просьбе… Согласно нашей договоренности… В соответствии с дополнительным протоколом… На основании дополнительного договора (соглашения) В связи с Вашей просьбой… В подтверждение нашей договоренности (телефонного разговора)
Письма-подтверждения (направляются для получения документов и материалов-писем, телексов, спецификаций, прейскурантов, каталогов, образцов изделий, а также телеграммы или состоявшегося телефонного разговора)
В отдельных случаях требуется изложить вкратце содержание письма или документа, на который ссылаются. Ключевая фраза письма-подтверждения не может обходиться без слов, образованных от глагола «подтверждать»
(С благодарностью) подтверждаем получение… Ваше письмо от… нами получено… Мы получили… Благодарим за каталог, который мы получили… Посылаем наше подтверждение… В подтверждение своего согласия… ОАО «Икс-Игрек» подтверждает… С удовлетворением подтверждаем…
Письмо-напоминание (направляется в случае, когда невозможно получить необходимый ответ с помощью переговоров или личного контакта)
Состоит из двух логических элементов: 1. Напоминание о выполнении принятых решений и договоренностей 2. Указание мер, которые будут приняты в случае их невыполнения Ключевые слова образуются от глагола «напоминать» Помета «вторично» также выполняет функцию напоминания Помета ставится, если отправитель предполагает, что адресат, по независящим от него причинам, письма еще не получил. Тогда дословно воспроизводится текст письма, отправленного ранее
Напоминая о… Напоминаем, что… Напоминая о…, просим Вторично ставим Вас в известность о том, что… Несмотря на неоднократные напоминания… Еще раз прошу (просим)…. Считаем необходимым еще раз обратить Ваше внимание… По истечении… срока наше предложение потеряет силу…
Письмо-обращение (отправляется при необходимости сообщения (извещения, уведомления, информирования) о фактах, представляющих взаимный интерес
Объем сообщения особенно широко варьируется от однострочия до нескольких страниц текста, в тех случаях, когда речь идет о прибытии делегации, назначении деловой встречи, посещении завода-поставщика, проведении переговоров об отгрузке товаров и т.д.
Сообщаем, что… Извещаем… Уведомляем… Ставим Вас в известность, что… Считаем необходимым поставить Вас в известность о… Сообщаем к Вашему сведению, что… Доводим до Вашего сведения, что… Нам приятно сообщить (Вам), что… Имеем честь сообщить (Вам), что… С радостью сообщаем (Вам), что… Приписка: О чем (мы) извещаем (Вас) настоящим письмом При ссылках – ссылаясь на телефонный разговор… В ответ на Ваше письмо… В дополнение к нашему письму…
Письмо-приглашение (направляется как одному лицу, так и нескольким лицам, при официальном приглашении большого количества людей используются полностью готовые, напечатанные типографским шрифтом тексты, тексты-трафареты, приглашение отдельному лицу должно быть направлено по почте, минуя факс в особенно торжественных случаях)
Мы были бы рады видеть Вас на… Имеем честь пригласить Вас на… Разрешите… Позвольте… Просим Вас принять участие в… Мы будем весьма признательны Вам за участие в… Мы были бы благодарны Вам, если бы вы смогли принять наше приглашение на… Примите наше приглашение…
Письмо-благодарность (направляется для выражения благодарности за что-либо, чаще всего имеют персональную адресацию, написание их обусловлено требованиями этикета и совершенно необходимо с точки зрения перспективного сотрудничества)
Позвольте Вас поблагодарить Позвольте выразить Вам (искреннюю) благодарность… С благодарностью подтверждаем… Выражая благодарность от имени… Мы благодарны Вам за… Мы признательны Вам за то, что… Выражая благодарность за Ваше письмо от… сообщаем, что… Мы получили Ваше приглашение на… за которое очень благодарны (признательны) С благодарностью подтверждаем…
Гарантийное письмо (составляется с целью подтверждения определенных обещаний или условий)
Слово «гарантия» может и не содержаться в тексте, что не умаляет значения и цели письма, имеющего целиком юридический характер
Гарантируем Гарантируем, что… Фирма «Икс-Игрек» гарантирует… Просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии)
Письма-запросы (направляется, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону, используется в деловых взаимоотношениях юридических лиц)
Состоит из двух частей: 1. Введение, излагающее существо вопроса. 2. Заключение, в котором ставятся те вопросы, на которые ожидается ответ адресата.
Коммерческие письма (например, запрос – обращение лица, желающего заключить сделку, с просьбой дать подробную информацию о товаре и (или) направить предложение на поставку) Запрос входит в группу контрактных документов и используется в операциях по подготовке и заключению сделки
В запросе указываются: 1. Наименование товаров (услуг) 2. Условия получения товара 3. Количество товара 4. Его качество 5. Модель товара 6. Марка товара 7. Цена 8. Сроки поставки 9 Условия платежа
В соответствии с: 1. протоколом о взаимных поставках на… год 2. нашей договоренностью 3. телефонным разговоров от… числа На основании: 1. протокола 2. торгового соглашения 3. прейскуранта 4. Нашей договоренности Согласно: 1. Спецификации 2. Нашей договоренности 3. Вашему телефонному разговору Ссылаясь на: 1. переговоры 2. нашу договоренность 3. наш телефонный разговорё Просим сделать нам предложение на поставку (выслать нам, прислать) Просим Вас сообщить нам, можете ли Вы… Не откажите в любезности сообщить нам о… Мы будем рады, если вы сообщите нам, можете ли вы поставить Мы были бы признательны (благодарны) за… Мы хотели бы знать (когда, в какой срок, по какой цене, когда и на каких условиях) Вы можете… Просим Вас сообщить о возможностях поставки… Желательно, чтобы поставка была произведена в течение… Мы заинтересованы в срочной поставке… Просим повременить с поставкой до… Обращаемся к Вам с просьбой сделать нам предложение… (выслать, прислать) Не откажите нам любезности сообщить с обратной почтой (по телексу, телефону), можете ли вы приобрести у нас…
Ответ на запрос (если продавец не может сразу выслать покупателю предложение, он направляет письмо)
В информативной части сообщается 1. о принятии вопроса к рассмотрению 2. о выяснении возможностей поставки товара 3. об отказе поставить товар 4. об изменении условий запроса (изменении количества товара, модели, марки, сроков поставки и т.д.) 5. об обещании направить предложение на поставку товара
Уважаемые… Мы благодарим вас за запрос от… на поставку… (наименование товара) В настоящее время мы рассматриваем вопрос о возможности предоставления вам предложения на интересующий вас товар. Наше решение мы сообщим вам в самое ближайшее время. Либо: К сожалению, мы не можем ответить на ваш запрос положительно и выслать вам конкретное предложение на поставку (наименование товара). Мы просим вас отложить этот вопрос до… Либо: …и сообщаем, что по упомянутому товару вам следует обратиться к нашему агенту – фирме …, которая предоставит вам необходимую информацию по интересующему вас товару. С уважением, Подпись
Предложение (оферта) (направляется, если продавец может удовлетворить просьбу о поставке сразу)
Указываются: 1. Наименование товара 2. количество и качество товара 3. цена 4. срок поставки 5 условия платежа 6. род упаковки. Предложение имеет юридическую силу и подлежит официальному рассмотрению с отчетом о результатах, отсылаемым заинтересованной стороне
В ответ на Ваш запрос от… (мы (с удовольствием) предлагаем Вам) В ответ на Ваш запрос и в подтверждение нашей договоренности (телефонного разговора) мы можем (могли бы) отправить… Ссылаясь на Ваш запрос и предыдущие переговоры, мы могли бы отправить Вам… В ответ на Ваш запрос сообщаем, что можем предложить Вам… Подтверждая получение Вашего запроса, мы можем поставить Вам… Мы получили Ваш запрос и сообщаем, что можем отгрузить Вам… Благодарим Вас за просьбу дать предложение на отгрузку товара в Ваш адрес… С благодарностью подтверждаем получение Вашего запроса и сообщаем, что можем отправить Вам…
Предлагаем Вам В счет взаимных поставок на… год В счет действующего Торгового соглашения между … на …год Согласно общим условиям поставки… На следующих условиях… Качество товара соответствует Действующим европейским стандартам Государственным стандартам Техническим условиям завода-изготовителя Образцам, посланным Вам почтовой посылкой (дата) Образцам, высланным Вам вместе с каталогом Товар обычного торгового качества Товар сертифицирован (снабжен сертификатом качества) К товару прилагается сертификат качества Цена поднимается Цены возрастают Франко-вагон… пограничная станция (граница) Фас порт Фоб порт Сиф порт …включая стоимость экспортной упаковки маркировки акцизной марки запасных частей …включая упаковку Цена… составляет Общая стоимость партии… составляет… руб. Сроки поставки Товар поставляется Товар будет поставлен (отправлен, отгружен, отгружаться) В (напр., первом) квартале (текущего, будущего) года (месяц, месяцы) в течение… Поставка товара будет произведена (производиться) помесячно в течение (ежемесячно равными партиями)…) Сроки поставки: Первый квартал – с… по… (второй, третий, четвертый –аналогично ) …в заявленные в Вашем запросе сроки (по договоренности, …месяца со дня получения заказа) Условия платежа: Платеж производится (должен производиться, должен быть произведен) Через банк страны-экспортера (продавца) МБЭС Инкассо Безотзывного, подтвержденного и делимого аккредитива Наличными Без предъявления При предъявлении Отгрузочных документов, счета и сертификата качества Счета и транспортных документов Грузовых документов Слудеющих товарных документов Условия платежа – наличный расчет Наши обычные условия – наличными, без скидок, без грузовых документов Условия платежа подробно изложены в прилагаемом экземпляре общих условий поставки (экземпляре контракта) Остальные условия – согласно общим условиям поставок (продажи) Настоящее предложение просим подтвердить (рассмотреть) до (дата) (в течение… дней со дня получения письма) Просим прислать ответ не позднее (дата) (в течение … недель от даты отправления этого письма) Настоящее предложение действительно До (дата) … месяца со дня получения письма при условии получения Вашего акцепта по факсу в течение … дней от даты получения этого письма лишь в том случае, если товар не будет продан до получения Вашего ответа Просим прислать ответ (нам) обратной почтой (рассмотреть наше предложение, сообщить, заинтересованы ли Вы в закупке предлагаемого товара) Просим учесть срок реализации товара и принять решение как можно быстрее. Ждем Вашего звонка или факсового сообщения Делаем Вам предложение без всяких обязательств с нашей стороны
Ответ на предложение (акцепт) – согласие на оферту, при подтверждении согласия на все условия поставки сделка считается заключенной. Справедливо обратное, справедливо вступление в переписку по отдельным условиям оферты до установления согласия по всем вопросам
Уважаемые… С благодарностью подтверждаем получение вашего предложения от… на (наименование товара) В ближайшее время сможем сообщить наше решение о возможности закупки предлагаемого товара. Либо: …и сообщаем, что мы не заинтересованы в закупке вышеуказанного товара. С уважением (подпись)
Рекламация – коммерческий документ повышенной юридической значимости, представляющий собой претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков Предъявляется в отношении: - качества товара, в случае несоответствия указанному в контракте - количества товара (недокомплектация и др.) - сроков поставки (просрочка) - недоброкачественной упаковки и ошибок в маркировке - просрочки платежа и др. Предоставляется в письменной форме, заказным письмом, с приложением всех документов, в определенный срок.
Обязательные данные: Основания для предъявления претензии Доказательства –ссылки на нормативные акты и документы (акты экспертизы, приемки, испытаний, нормативный акт) Конкретные требования стороны: Замена некачественного товара качественным Уценки товара, возврата части уплаченной суммы Допоставки недопоставленного товара или возврата уплаченной суммы за недостающее количество Увеличение скидки с общей стоимости товара Расторжение контракта и возмещения убытков В заголовке к тексту обязательна форма: О рекламации на… (наименование товара, качество работ, недостачу товара, сроки поставки, на упаковку) по контракту (номер)
Мы официально заявляем Вам рекламацию на… Направляем р-цию в связи с… Направляем Вам рекламационный акт в связи с… Мы предъявляем Вам претензию к (качеству товаров) Наш заказчик (покупатель) предъявляет Вам претензию… Наши клиенты заявили рекламацию на… Нами зарекламирована партия… Товар, отгруженный Вами в вагоне (номер) (по ж/д-накладной (номер), на судне…, в адрес…)… В количестве… в счет контракта (номер)… (по контракту (номер))… К нашему (большому) сожалению, сообщаем (вынуждены сообщить, поставить Вас в известность), что прибывшая партия… в количестве… в счет контракта (номер)… не соответствует образцам, на основании которых была заключена сделка (не соответствует условиям договора) Полученный товар (качество партии товара, полученного от Вас) по качеству (значительно) ниже образцов, на основании которых был заключен договор (оговоренных в контракте) При приемке товара (монтаже, наладке, испытании) выявились (были обнаружены) следующие недостатки В процессе транспортировки установален бой товара (произошло повреждение товара) Товар оказался дефектным (пониженного качества, был плохо упакован) Машина (агрегат) показал(а) пониженную мощность расходится по своей конструкции с нашими чертежами, непригодна к эксплуатации) Сумма причиненного ущерба составляет … руб. (прописью) Наш грузополучатель при полной сохранности упаковки обнаружил недокомплект… Количество товара не соответствует спецификации (в исправном вагоне за исправными пломбами станции отправления) была установлена недостача… Был установлен недогруз… По вине Вашего экспедитора… Повреждение товара было вызвано неудовлетворительной упаковкой… Партия товара прибыла со значительным опозданием (… дней после установленного срока) Вы должны были поставить партию к …числу Отгрузка товара производится с опозданием Несоблюдение очередности поставок затрудняет работу… Мы до сих пор не получили от Вас сведений об отгрузке товара… Обращаем внимание на задержку в поставке товара. Прилагаем акт приемки (номер), составленный нейтральной контрольной комиссией, подписанный ниже Вашим представителем и удостоверяющей, что… В приложении пересылаем акт экспертизы (номер) (протокол испытаний (номер), коммерческий акт (номер)) Из прилагаемого акта (протокола) видно, что… Акт экспертизы определяет, что… Данный факт установлен коммерческим актом (номер) Был составлен коммерческий акт, в котором отмечена… На основании коммерческого акта мы предъявили претензию к перевозчику Согласно пункту (номер) договора вы должны допоставить нам… Согласно контракту от… (номер) мы имеем право на скидку фактурной стоимости в размере Мы имеем право отказаться от приемки этой партии товара Это дает нам право обратиться в арбитраж Мы основании предоставленного на мдоговором права мы трубуем (настаиваем) Однако, принимая во внимание объективные причиныююю (наши длительные деловые отношения…, то обстоятельство, что…) Мы были согласны принять этот товар, если Вы предоставите нам скидку в 10% Мы готовы в виде исключения принять эту партию товара, при условии, что Вы… На основании вышеизложенного просим Вас заменить… новым Убедительно просим Вас взамен некондиционного товара отправить нам товар в соответствии с условиями договора Просим возместить ущерб (доплатить за, догрузить, допоставить) недостающий товар Просим возместить расходы по… Уценка должна составлять…% Кредитовать нашу организацию на сумму…(перевести стоимость.. на наш расчетный счет, перечислить на наш р/с (номер)…, перечислить нам… руб. (прописью) в погашение рекламации, принять меры к ускорению отгрузки товара) При данных обстоятельствах вы должны будете уплатить штраф (пеню) за… Мы (получатель) настаиваем(ет) на возмещении расходов (отгрузке качественного товара, на том, чтобы товар был отгружен в намеченные контрактом сроки) Мы можем принять товар только при условии, что цены будут снижены на…% В противном случае мы будем вынуждены возвратить Вам товар с отнесением всех расходов на Ваш счет Если Вы не согласны заменить товар новым, мы будем вынуждены передать наш спор в арбитраж Если Вы не можете гарантировать сдачу товра в предусмотренные контрактом сроки, мы будем вынуждены аннулировать контракт Надеемся, что вы с должным вниманием отнесетесь к нашей рекламации и незамедлительно сообщите нам о своем решении
Ответ на рекламацию сообщает, что информация принята к рассмотрению, Претензия удовлетворяется полностью или частично (с указанием срока и способа ее удовлетворения) Если претензия отклоняется, указываются мотивы отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты, обосновывающие отказ Направляется в письменном виде, заказным письмом или по телексу при удовлетворении претензии, и заказным же письмом с приложением всех документов при отказе
Приносим свои извинения за… Подтверждая получение Вашего письма от… сообщаем, что Ваша рекламация удовлетворяется (принята к рассмотрению) В ответ на Ваше письмо от… сообщаем, что не можем согласиться с Вашим предложением... Ваша претензия признана необоснованной Сообщаем, что недостающее количество товара будет отгружено Вам… После получения Вашей претензии мы немедленно связались с (заводом-изготовителем)
Уважаемые… Подтверждаем получение Вашего письма от … (месяца) …(года) и сообщаем, что Ваша рекламация принята нами к рассмотрению
Нерегламентированные деловые письма
Письмо-предложение (представление) посылается с целью заинтересовать потенциального партнера в сотрудничестве, покупателя – в покупке, заказчика – в услуге
Нередко содержит рекламные приемы: значимость проекта косвенно подчеркивается перечислением фирм-клиентов, осуществленных проектов, рекомендаций, отзывов
Письма-презентации информируют о новых видах услуг, товаров, открытии нового центра, магазина, предприятия и т.п. Призваны отобразить индивидуальный имидж учреждения Не пишется по шаблону, в каждом индивидуальном случае одни и те же вопросы освещаются в различной последовательности.
Должны содержаться сведения о статусе, общей направленности, специфике деятельности предприятия, характеристике, новизне товара, указание на адресата (получателя, потребителя), характер доступности, местонахождение и т.п.
Полное копирование материалов сайта запрещено. При частичном копировании (не более 30% текста документа) материалов, индексируемая ссылка на www.MyLanguage.ru обязательна.
Политика конфиденциальности
